График приема граждан
      в Департаменте ЗАГС
      администрации Владимирской
      области.

      Контроль и надзор
      Коррупция













Яндекс.Метрика

Предоставление государственной услуги по истребованию личных документов (оказание международной правовой помощи по истребованию и пересылке докумен¬тов о регистрации АГС)

 

 

Основным документом, регламентирующим в предоставление государственной услуги по истребованию личных документов является приказ Министерства иностран¬ных дел и Министерства юстиции РФ, которым утвержден административный регла¬мент предоставления государственной услуги по истребованию личных документов (от 25.12.2008 № 20086/311).Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги, определяет сроки и последовательность действий при осуществлении полномочий по предоставлению го¬сударственной услуги по истребованию личных документов. Кроме того, используются в работе по данному направлению и остаются действующими методические рекоменда¬ции по истребованию документов, разработанные ранее Минюстом РФ.
В соответствии с данным административным регламентом государственную услугу по истребованию личных документов предоставляют МИД, Минюст и органы записи актов гражданского состояния.
В настоящее время отделы осуществляют непосредственное сношение с компе¬тентными органами ЗАГС Республики Армения, Республики Беларусь, Республики Ка¬захстан, Грузии, Республики Таджикистан, Кыргызской Республики, Республики Мол¬дова и Украины.
Сношения с Азербайджанской Республикой, Латвийской Республикой, Республи¬кой Узбекистан и Туркменистаном органы ЗАГС осуществляют также через департа¬мент ЗАГС в Министерство юстиции Российской Федерации. документы о регистрации актов гражданского состояния с территорий частично признанных государств (Респу¬блики Абхазия, Южная Осетия) также истребуются через департамент ЗАГС и направ¬ляются в Минюст РФ.
С территорий непризнанных государств (Приднестровская Молдавская Республи¬ка и Нагорно-Карабахская республика), в случае необходимости истребования свиде¬тельств и справок о регистрации актов гражданского состояния, граждане должны са¬мостоятельно обращаться в компетентные органы ЗАГС указанных государств, то есть напрямую направлять свое заявление в органы ЗАГС указанных государств. При необ¬ходимости истребования копии записи акта из органов ЗАГС непризнанных государств отдел ЗАГС направляет запрос через департамент ЗАГС в Минюст РФ для исполнения.
При правильном оформлении документов гражданами должностное лицо готовит для направления в соответствующий компетентный орган иностранного государства за¬прос об истребовании документов о регистрации актов гражданского состояния.
Запрос о правовой помощи должен быть обязательно подписан руководителем, удостоверен оттиском печати запрашивающего органа ЗАГС, а также должен содержать полную информацию, имеющую значение для его исполнения.
К запросу от органа ЗАГС прилагается обращения:
- граждан, в виде анкет, заполненных и подписанных заявителем.
Для истребования документов граждане должны заполнить одну из трех форм анкет: для Латвии и Литвы (форма № 1), Эстонской Республики (форма № 2), стран СНГ(форма № 3 ).
Следует обратить внимание на ряд особенностей при заполнении анкеты.
Работники органов ЗАГС должны требовать о граждан аккуратного заполнения обращения-анкеты разборчивым подчерком, если анкета не заполняется компьютер¬ным способом, с обязательной собственноручной подписью. Графа «В связи с чем ис¬требуется документ» заполняется обязательно. Если в пункте 7 анкеты «В связи с чем истребуется документ» гражданин причиной отсутствия документа указывается порчу, то необходимо прилагать, в обязательном порядке, оригинал испорченного документа.
В связи с требованиями по защите персональных данных при трансграничной пе¬редаче данных гражданину необходимо рекомендовать заполнить заявление о согласии на обработку персональных данных при истребовании документов.
К запросу от органа ЗАГС могут также прилагаться обращения органов опеки и попечительства, если истребуются документы на детей, оставшихся без попечения родителей, в данном случае к запросу прилагается ходатайство органов опеки и попечи¬тельства.
Копии записей актов гражданского состояния, извещения и справки с территории иностранных государств запрашиваются также в связи с обращениями судов, органов прокуратуры, дознания и следствия (пункт 3 статьи 12 ФЗ « Об актах гражданского со¬стояния», а также нотариусов (статья 15 Основ законодательства РФ о нотариате) и в других случаях, установленных федеральными законами.
Возникают вопросы по переводу документов. При поступлении документов без перевода заявителю должен разъясняться порядок перевода и его нотариального завере¬ния (согласно статье 81 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1). Это касается и поступления без перевода копии актовой записи. В данном случае, обязанность по переводу актовой записи возлагается на руководителя или специалиста отдела ЗАГС с последующим возмещением гражданами расходов по переводу. В случае отказа гражданином от уплаты расходов за перевод актовой записи, документ возвраща¬ется на территорию иностранного государства с просьбой о предоставлении его неофи¬циального перевода.
Отделы ЗАГС кроме запроса, могут направлять также поручения об оказании пра¬вовой помощи.
Поручения об оказании правовой помощи направляется органом ЗАГС в случае вне¬сения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, когда фор¬мируется дело. В поручении подробно перечисляются направляемые документы, какие именно исправления или изменения необходимо внести, какое свидетельство и на чье имя необходимо направить и по какому адресу.
С поручением органа ЗАГС направляется дело по внесению изменений или ис¬правлений: подлинник заявления гражданина о внесении исправлений и изменений в актовую запись и о выдаче нового свидетельства; копии актовых записей, в которые предполагается вносить исправления; заключение органа ЗАГС, а также ксерокопия квитанции об уплате государственной пошлины и, при необходимости, другие докумен¬ты.
На случай утраты документов при пересылке целесообразно их копии, удосто¬веренные оттиском печати и подписью руководителя органа ЗАГС, оставлять в отделе ЗАГС.
В случае принятия постановления (распоряжения) главы города или района об изменении фамилии и (или) имени ребенку, также оформляется поручение об оказании правовой помощи, адресованное в компетентный орган иностранного государства. В данном случае к поручению прилагаются следующие документы:
- постановление главы округа (района) и его нотариально заверенная копия (в связи с тем, что на печатях муниципальных образований Государственный герб Российской Федерации не воспроизводится);
- заявление формы 17 о внесении изменений;
- копия квитанции об уплате госпошлины;
- копия свидетельства о рождении ребенка, заверенная нотариально.
В случае внесения изменений в запись акта о рождении, составленную в Украи¬не, имеются некоторые особенности. Согласно законодательству этой страны к заявле¬нию о внесении изменений прилагается копия паспорта заявителя. Таким образом, для внесения изменений в запись акта о рождении, составленную в Украине, к материалам дела необходимо приложить заверенную копию паспорта заявителя.
Возникают вопросы о порядке внесения изменений в актовую запись о рождении, составленную в Украине, при установлении отцовства на территории Российской Феде¬рации.
В соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Украины государственной регистрации подлежат рождение лица и его происхождение, гражданство, заключение брака, расторжение брака, изменение имени и смерть. Институт регистрации установления отцовства при определении происхождения ребенка не предусмотрен действующим законодательством Украины. Согласно законодательству Украины, в случае если мать и отец ребенка не состоят между собой в браке, происхождение ребенка от отца определяется по их заявлению, по заявлению гражданина, который признает себя отцом ребенка и по решению суда. Таким образом, в случае направления компетентными органами ЗАГС Российской Федерации надлежаще оформленного заявления матери и отца ребенка об установлении отцовства (форма № 12 или 13), оно будет приниматься к рассмотрению на территории Украины. На основании данного заявления орган регистрации АГС вносит соответствующие изменения в актовую запись о рождении и высылает новое свидетельство о рождении.
Если наоборот, рождение зарегистрировано на территории России, а решение
суда об установлении отцовства вынесено на территории Украины, то в данном случае изменения в запись акта о рождении в связи с установлением отцовства вносятся на основании вынесенного решения суда об установлении отцовства.
Истребование повторных документов с территории Украины.
Законом Украины «Об органах регистрации актов гражданского состояния» определен исчерпывающий перечень лиц, которые имеют право на получение повторных свидетельств, а именно: повторные свидетельства выдаются гражданам, в отношении которых составлена запись акта, а также родственникам по прямой и косвенной линии родства, наследникам по закону и завещанию, усыновителю и усыновленному им ребенку, который достиг 16-ти лет; повторные свидетельства о смерти выдаются второму из супругов, детям, в том числе усыновленным, близким родственникам умершего лица (так называемым родственникам по первой линии: родителям, братьям и сестрам, внукам, деду и бабке, как со стороны отца, так и со стороны матери), либо лицу, являющемуся наследником по закону либо завещанию.
При этом родственные отношения между заявителем и гражданином, в отношении которого составлена запись акта, а также право на наследование должны быть документально подтверждены. В остальных случаях заявителю выдается выписка из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан, являющаяся аналогией нашей справки. Эти обстоятельства необходимо учитывать и разъяснять гражданам при истребовании повторных свидетельств о регистрации актов гражданского состояния с территории Украины.
Другие государства.
Имеются особые условия выдачи повторных свидетельств на территории
Республики Беларусь. Согласно Кодексу о браке и семье Республики Беларусь повторные свидетельства выдаются лицам, на которых составлена запись акта гражданского состояния, а также определен перечень лиц и учреждении, которым выдаются повторные свидетельства о рождении детей - родителям, опекунам и попечителям, органам опеки и попечительства и органам внутренних дел. В остальных случаях выдаются справки, содержащие сведения из записей актов гражданского состояния.
Истребование документов в связи с переменой имени.
В соответствии со статьей 63 ФЗ «Об актах гражданского состояния» в случае перемены имени гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, изменения в связи с переменой имени в записи актов, составленные на территории иностранного государства, не вносятся, и, следовательно, актовые записи, в которые предполагалось внести изменения, не истребуются с территории иностранного государства.
В данном случае, отдел ЗАГС в соответствии с заявлением гражданина производит регистрацию перемены имени и выдает соответствующее свидетельство о перемене имени. В адрес компетентного органа ЗАГС иностранного государства направляется письмо в произвольной форме с сообщением о том, что произведена регистрация перемены имени на территории Российской Федерации в отношении такого-то гражданина.
Внесение исправлений в записи актов.
Если в записи акта допущены ошибки, но эта запись составлена на территории иностранного государства, то первоначально запрашивается актовая запись с территории иностранного государства, куда предполагается внести изменения, а затем оформляется дело по внесению изменений или исправлений.
Заявление о внесении исправления или изменения должно быть рассмотрено органом ЗАГС в месячный срок со дня поступления заявления. При наличии уважительных причин (неполучение копий записей актов гражданского состояния) срок рассмотрения заявления может быть увеличен не более чем на 2 месяца. Следовательно, срок рассмотрения заявления о внесении исправления или изменения не может превышать более 3-х месяцев.
Практика показывает, что срок, в течение которого возможно получение копий актовых записей с территории иностранных государств, составляет более 3-х месяцев. В связи с этим, учитывая интересы граждан, Министерство юстиции рекомендует органам ЗАГС истребовать необходимые актовые записи до принятия в установленном порядке заявления о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния. Основанием для истребования копий актовых записей в этом случае будет являться заявление гражданина в произвольной форме об оказании помощи в истребовании документов, которые необходимы для решения вопроса по внесению изменений или исправлений.
При пересылке документов отделы ЗАГС обязательно должны уведомить
граждан - инициаторов обращений и органы, через которые поступил запрос о правовой помощи. К направляемым документам в адрес компетентного органа ЗАГС иностранного государства прилагается второй экземпляр анкеты, где написано «Подлежит возврату», либо копия запроса иностранного государства о правовой помощи.
Обращаем внимание на наименование международного правового акта, на основании которого происходит взаимодействие между Российской Федерацией и рядом стран. Учитывая, что Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная 22 января 1993 года в Минске не вступила в силу для стран Балтии, Азербайджанской Республики и Республики Молдова сношения между РФ и указанными государствами осуществляется в соответствии с Договорами между РФ и Латвийской Республикой, между РФ и Литовской Республикой, между РФ и Эстонской Республикой, между РФ и Азербайджанской Республикой, между РФ и Республикой Молдова. (Таким образом, в преамбуле запросов об истребовании документов о регистрации актов гражданского состояния, направляемых отделом ЗАГС в адрес компетентных органов ЗАГС указанных республик необходимо ссылаться на заключенный Договор с данными государствами).
Несмотря на то, что в большинстве случаев запросы, направляемые отделами ЗАГС в различные государства, исполняются компетентными органами ЗАГС иностранных государств, одной из наиболее острых проблем по-прежнему остается длительный срок исполнения поручений об оказании правовой помощи компетентными органами ЗАГС иностранных государств.
Средний срок исполнения запросов органами ЗАГС иностранных государств составляет: из Республики Беларусь - от 1 до 1,5 месяцев, из Республики Молдова - от 1,5 до 3 месяцев, из Республики Узбекистан - от 1,5 до 6 месяцев, из Украины - от 1 до 8 месяцев, из Республики Таджикистан - от 2 5 до 7 месяцев, из Республики Казахстан - от 1,5 до 5 месяцев, из Республики Армения - от 2 до 9 месяцев, из Литовской Республики - от 3 до 6 месяцев.
Такие государства, как Республика Азербайджан, Республика Кыргызстан, Республика Туркменистан исполняют направленные в их адрес
запросы не ранее, чем через 6 - 8 месяцев.
Таким образом, повторные запросы относительно истребования документов с территорий иностранных государств необходимо направлять не
ранее чем через 6-9 месяцев.

 

Партнеры

© Отдел ЗАГС Администрации города Владимира
Все права защищены