График приема граждан
      в Департаменте ЗАГС
      администрации Владимирской
      области.

      Контроль и надзор
      Коррупция













Яндекс.Метрика

Положение о порядке учёта, хранения, выдачи и расходования бланков
гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского
состояния в отделе ЗАГС администрации города Владимира

 

1. Настоящий порядок учёта, хранения, выдачи и расходования бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе ЗАГС администрации г.Владимира, осуществляющем отдельные государственные полномочия по регистрации актов гражданского состояния, разработан для обеспечения надежной сохранности бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее- Бланки) и в связи с отсутствием Инструкции по учету и хранению бланков строгой отчетности – бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в Российской Федерации.
2. Заведующий отделом ЗАГС администрации города Владимира (далее- заведующий отделом ЗАГС), а в случае его отсутствия лицо, его замещающее, получает Бланки в департаменте ЗАГС администрации Владимирской области по накладным при наличии предварительной заявки и доверенности на получение Бланков.
Доверенность на получение Бланков о государственной регистрации актов гражданского состояния оформляется в администрации г.Владимира сроком на один (текущий) год на имя заведующего отделом ЗАГС.
В случае отсутствия заведующего отделом ЗАГС (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) лицо, его замещающее, получает Бланки в департаменте ЗАГС администрации Владимирской области по разовой доверенности, выданной на его имя администрацией города Владимира.
Заявка на получение Бланков подписывается заместителем главы администрации города, руководителем аппарата.
3. Заведующий отделом ЗАГС или лицо, замещающее его на время отсутствия, обязан после получения Бланков немедленно следовать в отдел ЗАГС администрации г.Владимира. Ему запрещается передоверять охрану и сопровождение Бланков другим лицам, а также одновременно выполнять какие- либо иные поручения, хотя бы и служебного характера.
Перевозка Бланков сотрудниками отдела ЗАГС, не обеспеченными служебным автотранспортом, категорически запрещается.
4. Вскрытие упаковок с Бланками в отделе ЗАГС производится в присутствии комиссии, назначаемой распоряжением главы администрации города Владимира.
Комиссия пересчитывает и полностью просматривает поступившие Бланки.
5. Бланки, после вскрытия и просмотра вскрытой пачки, полностью приходуются по журналу учёта прихода (поступления) и расхода Бланков гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.
6. В случае недостачи, излишков или обнаружения дефектных бланков (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, дублирования номеров, со скошенным шрифтом в тексте или не соответствующих номерам, указанным в маркировочных этикетках (ярлыках) ФГУП «ГОЗНАК» на пачках, либо указанным в накладных) составляются акты в двух экземплярах.
Первые экземпляры актов с приложением упаковок и маркировочных этикеток (ярлыков) ФГУП «ГОЗНАК», а также дефектных Бланков, направляются в департамент ЗАГС администрации Владимирской области.
Извещение об обнаружении дефектных Бланков (или копии актов) направляются в территориальный орган Министерства юстиции.
Вторые экземпляры актов остаются в отделе ЗАГС и служат основанием для списания Бланков по журналу учёта прихода и расхода Бланков гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.
7. В случаях утраты или хищения Бланков проводится служебная проверка для установления причины обстоятельств случившегося. Материалы служебной проверки, не позднее десятидневного срока со дня обнаружения факта утраты или хищения, представляются главе администрации города с дальнейшей передачей материалов в территориальный орган Министерства юстиции, который о принятых мерах информирует Министерство юстиции России.
8. По мере необходимости сотрудники отдела ЗАГС получают Бланки для выдачи гражданам у сотрудника, отвечающего за выдачу и хранение Бланков. Получатель Бланков их пересчитывает, сверяет номера и расписывается за получение. С этого момента данный сотрудник несет персональную ответственность за полученные Бланки.
9. Бланки, полученные сотрудниками для выдачи гражданам, учитываются ими в тематических журналах прихода и расхода Бланков. Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены гербовой печатью и подписью заведующего отделом ЗАГС.
Записи в журналах производятся синей, фиолетовой или черной пастой четко и без помарок. Порядковая нумерация выданных Бланков ведётся помесячно. Последний номер соответствует количеству израсходованных Бланков за месяц.
Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и внесения новых, о чем делается отметка «ошибочно» за подписью специалиста, ведущего журнал. В случае, если Бланк был испорчен при заполнении, он также вносится в журнал, но вместо подписи гражданина, получившего свидетельство, делается отметка «испорчено». Подчистки в журналах не допускаются.
По окончании отчетного месяца сотрудники отчитываются за расходование Бланков перед заведующим отделом ЗАГС. Бланки, испорченные при заполнении, сдаются вместе с отчётом для дальнейшего их уничтожения комиссией.
10. Учёт и хранение Бланков в отделе ЗАГС организуются в порядке, обеспечивающем их надёжную сохранность.
Бланки хранятся в сейфе, который ежедневно опечатывается сотрудником, непосредственно осуществляющим функции учёта и хранения Бланков и несущим за их хранение персональную ответственность.
11. Проверка обеспечения учёта, хранения и выдачи Бланков в отделе ЗАГС осуществляется по истечении квартала комиссией, назначаемой распоряжением администрации города Владимира.
12. Комиссия обязана проверить:
- состояние учёта и хранения Бланков, своевременность и полноту их оприходования и выдачи;
- соответствие остатков Бланков по журналам прихода и расхода их фактическому наличию, а также правильность ведения указанных журналов.
13. По результатам проверки составляется акт, в котором отмечаются недостатки и вносятся предложения по их устранению. Акт утверждается председателем комиссии. Члены комиссии несут солидарную ответственность за полноту проверки и правильность указанных в акте сведений.
14. В случаях длительного отсутствия сотрудника, осуществляющего функцию по учёту, хранению и выдаче Бланков (отпуск, продолжительная болезнь, командировка и т.д.) распоряжением администрации города назначается сотрудник, временно выполняющий эти функции.
Передача Бланков производится по акту приёма-передачи, который утверждается заведующим отделом ЗАГС.
При возвращении отсутствующего сотрудника, выполняющего функции по учёту, хранению и выдаче Бланков, и приступившего к выполнению своих должностных обязанностей, сотрудник, на которого временно были возложены эти функции, передает Бланки по акту приема-передачи, который утверждается заведующим отделом ЗАГС.
15. Отдел ЗАГС ежеквартально составляет и направляет отчёт о расходовании Бланков в департамент ЗАГС администрации Владимирской области.
16. Уничтожение Бланков, испорченных при заполнении, производится по акту о списании бланков свидетельств путем сожжения или измельчения ежеквартально комиссией, назначенной распоряжением администрации города Владимира.
17. Повторные свидетельства, присланные другими отделами ЗАГС и невостребованные гражданами по истечении одного года, (кроме свидетельств и справок об актах гражданского состояния, полученных из ближнего и дальнего зарубежья), подлежат списанию и уничтожению также по акту путём сожжения или измельчения комиссией.
При уничтожении Бланков, как член комиссии (по согласованию), обязательно присутствует представитель департамента ЗАГС администрации Владимирской области.
18. Акт о списании бланков свидетельств составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта хранится в номенклатурном деле отдела ЗАГС. Второй экземпляр - направляется в департамент ЗАГС администрации Владимирской области.

 








Партнеры

© Отдел ЗАГС Администрации города Владимира
Все права защищены